하이브리드 업무 환경에 적합한 클라우드 협업

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이미 많은 기업이 클라우드를 도입하고 있다. 논쟁은 끝났고 클라우드가 승리했다. 이들 대부분은 PBX 전화 시스템에서 클라우드에만 존재하는 UC(Unified Communications) 시스템으로 전환했는데, 그 이유는 커뮤니케이션할 때 장소의 제약을 받지 않기 위해서이다. 오늘날의 분산된 하이브리드 인력에게 클라우드 기반 비즈니스 커뮤니케이션 및 협업 툴은 반드시 필요하다.

만약 팀원이 책상 위에 놓인 전화기를 오래 붙들고 있거나 IT팀이 다른 클라우드 솔루션을 지원하는 것을 꺼려한다면, 당장 이 툴을 도입해야 한다. 기업에서 하이브리드 업무 모델을 도입하고 있다면 더욱 그렇다. UC 시스템은 대면으로 협업하기 어려울 때 사용자를 연결하는 기술적 접착제 역할을 한다. 이 시스템을 사용하지 않으면 비즈니스 전체가 퇴화될 수도 있다.

하이브리드 업무가 곧 직장의 미래

물론 분산형 근무가 새롭게 등장한 것은 아니지만, 인력 전체를 하이브리드화 하면 IT에 예기치 못한 기술적 문제가 발생할 수 있다. 일부 직원이 가끔 사무실로 출근하고 나머지는 재택근무를 하는 상황에서 팀은 대면 협업을 대체하는 커뮤니케이션 툴에 의존하고 있다.

최근 구글 워크스페이스가 진행한 ‘이코노미스트 임팩트(Economist Impact) 조사’에 따르면, 응답자의 75% 이상이 하이브리드 및 유연 근무가 향후 3년 안에 업무 방식의 표준으로 자리잡을 것으로 보인다고 답했다. 2020년 IBM의 조사에서도 직원 중 75%가 적어도 가끔은 재택근무를 하고 싶다고 답했으며, 54%는 재택근무를 주요 업무 방식으로 채택하기를 원했던 것으로 나타났다. 서비스 기업 등 사무실 출근이 반드시 필요한 기업을 제외하면 요즈음 하이브리드 업무가 확실히 대세이다. 하이브리드 업무 방식을 도입하면 직원은 많은 이점을 누리고, 출퇴근하는 자동차 수도 감소하기 때문에 긍정적인 영향을 미친다.

하이브리드 업무로 얻는 이점이 많아지면서, IT팀은 직원이 이 새로운 업무 환경에서 근무하고 협업하는 데 도움이 되는 기술을 도입해야 한다는 압박을 받고 있다. 오래된 커뮤니케이션 시스템과 단일 소프트웨어 솔루션은 동일한 장소에 모이는 인력을 대상으로 고안됐다. 하지만 지금은 상황이 다르다. IT팀은 직원이 어디서나 편리하게 사용할 수 있는 툴을 도입할 필요가 있다.

즉, 효과적인 내부 및 외부 커뮤니케이션을 지원해 직원과 분산된 팀이 장소에 관계없이 원활하게 협업하도록 지원하는 툴을 구현해야 한다. 여기에는 클라우드 기반 통합 커뮤니케이션 솔루션이 유용하다. 음성과 문자 메시지, 화상회의 등을 통합한 클라우드 기반 UC나 UCaaS(Unified Communications as a Service)는 직원의 생산성과 효과성을 높인다. 화상회의, 팀 작업 공간, 가상 화이트보드, 문서 및 화면 공유 등의 기능을 통해 팀은 장소나 시간의 제약을 받지 않고 효율적으로 일할 수 있다.

이런 툴의 가격대는 다양하지만, 기본적인 통화 및 메시지 기능을 지원할 경우 사용자당 월 20달러 정도이며, 여기에 회의와 비디오 기능이 추가되면 월 약 60달러까지 오를 수 있다.

전화를 넘어 회의도 개선하는 UC 툴

이동이 잦은 직원에게 모바일 업무 스타일에 적합한 커뮤니케이션 서비스를 제공하는 UCaaS 솔루션은 여러 장소를 통합하며, 이전에 책상 위에 놓인 전화기는 제공하지 못했던 다양한 기능을 지원한다. 많은 기업이 도입하고 있는 UC 툴은 기본적인 VoIP 수준을 뛰어넘는다. 기업은 통화와 메시지, 회의, 팀 협업, 파일 공유, 브라우저에서의 모바일 공유 등의 기능을 내부 및 외부 커뮤니케이션뿐만 아니라 직원 생산성을 높이는 데 도움이 되는 툴과 통합하고 있다.

지난 2~3년 동안 등장한 새로운 AI 기능으로 UCaaS 솔루션이 더욱 발전했으며, 회의 및 컨퍼런스의 경우 더욱 그렇다. 이런 지능형 시스템은 배경 소음을 줄이고 자연어를 이해해 회의를 요약하거나 중요한 사항을 강조한다. 또한, 대화를 기반으로 회의 참석자에게 작업을 할당한다. 따라서 이런 툴은 회의 경험을 크게 개선한다고 할 수 있다. 많은 직원이 동료와 더 이상 같은 사무실에 있지 않고 대면 회의가 감소하면서, 이런 툴은 직원 간의 거리를 좁히고 내부 및 외부 협업을 개선한다.

클라우드 커뮤니케이션과 재택근무로의 대전환

클라우드 커뮤니케이션 솔루션은 팬데믹 기간 동안 그 가치가 입증됐다. 이미 이 솔루션을 사용 중이던 기업은 망설임 없이 신속하게 재택근무로 전환할 수 있었던 반면, 그렇지 않은 기업은 커뮤니케이션 및 생산성 유지를 위해 머리를 싸맸다.

공개된 몇 가지 사례 연구는 다음과 같다.

• 인터스테이트 배터리(Interstate Batteries)는 VCP(Vonage Communications Platform)를 사용해 직원의 커뮤니케이션과 업무 처리 방식을 유연하게 하고 비즈니스 연속성을 확보했다. 팀이 신속하게 재택근무로 전환하고 직원 600명 이상이 문제없이 소통할 수 있었다.

• 북미에서 6번째로 큰 특수 운송업체인 베넷 인터내셔널(Bennett International)은 링센트럴(RingCentral)의 MVP(Message, Video, Phone) 클라우드 솔루션을 도입해 직원 3,000명과 계약업체 간의 소통을 지원한다. 연락처와 비디오, 팀 메시지가 스마트폰과 PC에서 지원되기 때문에 근무 장소는 전혀 문제가 되지 않는다.

• 프랑스 생상드니 주는 아바야 스페이스(Avaya Spaces)를 사용해 직원 8,000명과 파트너사 간의 비대면 커뮤니케이션을 지원한다. 해당 툴의 화상회의 및 기타 협업 기능은 모든 장치에서 사용할 수 있으며, 팀원은 공개 또는 비공개 작업 공간을 생성한 후 파일을 공유하거나 저장하고, 프로젝트 작업을 관리할 수 있다. 예를 들어, 스페이스는 칸반(Kanban) 보드로 워크플로우를 시각화해 팀이 작업의 우선순위를 정하고 추적하도록 한다.

하이브리드 업무 환경에서는 고객과 동료, 파트너사, 공급업체와 소통하고 협업하는 방식이 바뀔 것이다. UC 툴이 보편화되면, 장소는 더 이상 중요하지 않다. 클라우드 커뮤니케이션 및 협업 덕분에 가상의 팀을 동료와 음성이나 비디오를 통해 협업하고 연락하는 하나의 가상 작업 공간에 모아 구성하거나 해체할 수 있다. 새로운 R&D 프로젝트와 마케팅 캠페인, 혹은 고객 문제에 대한 브레인스토밍을 진행할 때 필요한 사용자를 작업 공간으로 초대해 채팅하고 회의하며, 아이디어와 문서를 공유하는 것이 관건이다. 또한, 모든 것이 클라우드를 기반으로 하기 때문에 직원은 장소나 장치에 구애받지 않고 작업 공간과 콘텐츠에 액세스할 수 있다.

따라서 하이브리드 팀의 생산성은 개선될 수밖에 없다. 많은 연구에서 클라우드 커뮤니케이션과 협업으로 사용자의 생산성이 증가했다. 기업의 경우 생산성이 10~25% 개선되고 프로젝트를 완수하는 속도가 빨라졌으며, 문제를 더욱 효과적으로 해결해 혁신을 이뤘다.

많은 클라우드 서비스 업체가 해당 영역에서 새로운 서비스를 출시하고 있다. 마이크로소프트와 구글, 줌부터 8x8, 아바야, 다이얼패드(Dialpad), 에디파이(Edify), 인터미디어(Intermedia), 미텔(Mitel), 넥스티바(Nextiva), 링센트럴, 고투(GoTo), 보나지(Vonage) 등에 이르기까지 선택지는 많다.

또한, 이들 업체는 계속해서 기능을 추가하고 있다. 클라우드 커뮤니케이션 서비스가 지속적으로 개선되면서 실시간으로 회의 내용을 글로 옮기고 번역하는 AI 기능이 전 세계 직원의 커뮤니케이션을 지원할 것으로 보인다.

기존 업무 방식이 갈수록 변화하고 있기 때문에 새로운 툴과 접근법이 필요하다. 직원이 작업 공간을 개편하면서, 점차 클라우드 기반 커뮤니케이션 및 협업 툴을 사용해 동료, 고객, 파트너들과 소통하게 될 것이다. 새로운 하이브리드 및 분산형 인력에 있어 클라우드가 곧 미래이다.

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