IT 회사가 일하는 방식(2) Agile, 스탠드 업 미팅으로 하루를 시작합니다.
"매일 아침, 10시부터는 스탠드 업 미팅 시간입니다. 서로 요즘 하고 있는 일의 진척 상황을 공유해요. 그리고, 오늘 할 일 중 팀원들에게 전달하거나, 도움이 필요한 일을 이야기합니다. 팀원 10명이 모여서 진행하지만 15분이면 다 끝납니다."
스타트업이 일하는 방식이 널리 퍼지면서, 스크럼(Scrum)이라는 *애자일(Agile) 업무 진행 방식도 널리 알려졌습니다. 스크럼은 전체 개발에 필요한 내용을 일정 기간별로 나눈 다음, 그 과정을 반복해서 제품을 빠른 시일 내에 높은 품질로 완성하는 방식입니다. 여기서 나누어진 일정에 따른 반복 주기를 ‘스프린트(Sprint)’라고 부릅니다. 스프린트를 제대로 동작하게 하는 일 중 하나가 바로 ‘스탠드 업 미팅’이죠. 스탠드 업 미팅은 데일리 스크럼, 체크인 등 다양한 용어로 불리기도 하는데요. 이제는 IT 회사뿐만 아니라 다른 여러 회사에서도 도입하고 있는 참신하고도, 생산성 향상에 큰 도움을 주는 방법입니다.
*애자일(Agile) 방법론은 형식보다는 실질적인 고객 요구사항에 맞춰 지속적으로 개선되는 제품과 서비스를 신속하게 만들어내는 방법으로 최근 대부분의 IT 기업에서 활용하는 일하는 방법입니다.
스탠딩 회의는 불필요한 회의 시간을 줄이고, 팀의 방향성을 맞춰줍니다.
일반적인 우리나라 회사들의 회의 문화는 전통적으로 매우 악명이 높죠. 참석자들이 회의 자료를 미리 읽어보지도 않고, 불필요한 참석자도 많으며, 의사결정에 꼭 필요한 사람이 빠지는 경우도 있습니다. 무엇보다도 업무 생산성을 엄청나게 떨어뜨리는 주범은 길게 이어지는 업무 회의입니다. 물론, 회의 시간을 더 길게 만드는 회의실 상석에 앉은 분의 장편소설 멘트는 더욱 우리를 지치게 하죠. 그래서, 많은 사람들은 어떻게 하면 회의를 짧은 시간 안에 끝낼 수 있을지 고민에 고민을 거듭했습니다.
그래서, 등장한 방식 중 하나가 바로 플랭크 미팅입니다. K 방송 예능 퀴즈 프로에서 ‘최근 해외에서 유행 중인, 회의 시간을 무려 79%나 단축시켜주는 기적의 회의법은?’이라며 소개된 적이 있죠. 플랭크 자세를 장시간 취할 수 없기 때문에, 쓸데없는 이야기를 극단적으로 줄이기 위해 고안된 방법이에요. 실제 업무 회의에는 적용할 수 없지만, 회의 시간이 길어지는 문제를 겪고 있다면 몇 번쯤은 시도해 볼 수 있을 겁니다. 다만, 회의 주최자가 헬스에 푹 빠져있는 사람이라면 회의 시간이 더 길어질 수는 있겠네요!
스탠드 업 미팅은 보통 데일리(Daily), 매일 이뤄지고 발표 시간도 1명 당 30초~2분 이내로 끝납니다. 이런 스탠드 업은 이번 일정(스프린트라고 앞에 설명했던 작게 나눈 개발 기간)에서 팀이 해야 할 일이 얼마나 진척되고 있고, 어느 부분에서 문제를 겪고 있는지, 팀 전체의 방향성을 맞춰주는 역할을 합니다. 또, 비대면으로 메일이나 보고서로 의사결정을 하는 게 아니라, 직접 대면하면서 바로 결정할 수 있어서 커뮤니케이션의 비효율성을 걷어내 주는 역할을 하죠.
스탠드 업 미팅, 그러면 어떻게 해야 하는 건가요?
스탠드 업 미팅의 절차와 방법에 대해서 딱딱하게 설명하기보다는 우리 팀이 어떻게 스탠드 업을 하고 있는지 설명하는 것이 도움이 될 거예요. 새로운 IT 서비스를 개발 중인 우리 팀은 자잘한 오류(버그)도 많고, 이용자 요구에 따라 개발하려던 기능이 180도 다른 방향으로 바뀌기도 합니다. 그리고, 출퇴근뿐만 아니라 재택근무도 자유롭게 선택할 수 있어요. 아주 복잡한 상황이지만, 스탠드 업 미팅을 하고 나면 교통정리가 됩니다. 오늘 내가 해야 할 일이 무엇인지 아주 명확해지고 집중할 수 있어요.
1) 온라인 협업 도구를 이용해서 정해진 시간에 모입니다.
아침 10시가 되면, 스탠드 업을 위해 모입니다. 코로나 때문에 재택근무인 사람도 있어서, 직접 대면하는 스탠드 업이 아니라 요즘은 원격 회의 도구 등을 이용해서 스탠드 업 미팅을 합니다. Zoom이나 WebEx를 사용하기도 하지만, 요즘은 miro(미로)나 marimba(마림바) 같은 웹서비스를 많이 이용하죠.
2) 아이스브레이킹을 위한 인터레스팅(Interesting) 시간을 갖습니다.
최근에 본 영화, 책, 새롭게 얻게 된 인사이트 등 무엇이든 공유하면서 아이스브레이킹을 합니다. 5분을 넘지 않는 시간 동안 팀원들은 서로의 일상을 공유할 수 있어요. 코로나 때문에 서로 떨어져 있어도 팀워크를 향상시키는 데 도움이 됩니다. 인터넷 유머도 좋고, 새로운 지식을 나누는 것도 좋습니다. 요즘 우리 팀은 코로나 사태에 대처하는 팁을 서로 공유하고 있어요. 가끔은 오늘 하루 시작하는 기분을 점수를 매긴 다음 이유를 발표해 보기도 하고, 다양한 팀 빌딩 기법들도 사용해 봅니다.
3) 본격적인 스탠드 업 시작, 정해진 템플릿에 준비해 온 내용을 짧게 발표해요.
스탠드 업을 위한 템플릿을 회의 시작 5분 전부터 온라인 화이트보드에 미리 작성해 둡니다. 복잡한 도표나 그림을 그릴 필요는 없고, 간단한 포스트잇 메모 형식으로 발표하게 됩니다. 물론, 서로 다른 템플릿을 이용해서 미팅을 진행할 수는 있지만, 팀원들에게 가장 익숙한 형태로 무엇을 발표해야 하는지는 진행하면서 정할 수 있어요. 우리 팀은 어제 한 일(Did), 오늘 할 일(To-Do), 요즘 도움이 필요한 일이나 장애물(Problem)의 3가지를 포스트잇에 적어서 발표합니다.
miro와 marimba 같은 협업 앱은 온라인 디지털 화이트보드 기능을 갖고 있어, 실시간으로 내용을 수정하거나 웹캠을 이용한 화상회의도 지원을 하고 있습니다. 즉, 회의하면서 바로 업무 진행 방향을 수정할 수도 있고, 스탠드 업이 끝난 다음 이슈 사항에 대한 원격회의도 바로 진행할 수 있죠.
스탠드 업 미팅 FAQ, 이것만은 주의하세요!
1) 스탠드 업 미팅은 15분을 넘지 않도록 해야 합니다. 물론, 그러기 위해서는 팀 규모가 작아야 하고, 스쿼드(Squad)라고 불리는 작은 단위로 쪼개는 것도 좋은 방법입니다.
2) 스탠드 업 템플릿(Template)은 포스트잇이나, 특정한 차트로 한정하지 말고 여러 방법을 이용할 수 있습니다. 다만, 어제 한 일, 오늘 할 일, 장애물은 무엇인지 다루는 3가지 질문은 반드시 미팅에서 다룰 수 있어야 합니다. 칸반(Kanban)을 사용한다면 그것으로 스탠드 업 미팅을 진행해도 됩니다.
3) 스탠드 업이라면서 왜 서 있지 않나요? 스탠드 업은 짧은 발표 시간을 갖는 미팅이라는 의미가 더 큽니다. 대면 회의가 가능하다면 서서 해야겠지만, 온라인에서는 굳이 서서 진행할 필요는 없습니다. 물론, 스탠드 업은 일상에서 대면하며 빠른 의사결정을 하는 팀워크를 만드는 데 큰 도움이 됩니다.
4) 성공적인 스탠드 업 미팅을 위해서 임원, 팀장부터 말단까지 발표 시간은 동일합니다. 직책이 높다고 해서 더 많은 발표 시간을 갖는 건 아니에요. 만약 발표가 길어지거나, 중요한 이슈로 해결이 필요한 경우에는 별도의 회의 시간을 통해 공유하도록 합니다. 물론, 스탠드 업에 임원들이 참여하는 건 매우 보기 드문 훌륭한 사례가 되겠네요.
지금까지 IT 회사가 일하는 방식으로 간단한 아침 조회 같지만, 팀 생산성을 무척 높여주는 ‘스탠드 업 미팅’에 대해서 알아봤습니다. 스탠드 업 미팅은 조별 과제를 진행하거나, 브레인스토밍 방식을 연습하는데도 큰 도움을 줄 수 있습니다. 참, 꼭 아침에 모여서 할 필요는 없어요. 필요하다면, 이슈가 발생할 때마다 자주 스탠드 업을 하게 되실 겁니다.
다음 시간에는 IT 회사가 일하는 방식(3) ‘IT 기업의 Hack 문화’로 만나요!
