우리 회사는 재택근무 솔루션을 어떻게 도입해야 할까요?

'사회적 거리 두기'는 어느덧 전 세계적인 권고사항이 되었습니다. 이에 따라 수많은 기업은 사무실, 사내 식당/카페테리아 등에서 일정한 거리를 확보하기 위해 노력하고 있고, 나아가 원격근무를 추진하고 있습니다. Google은 코로나 팬데믹 동안의 국가별 'Mobility Trends for Places of Work'를 분석한 결과, 한국도 직장인의 약 12%가량이 원격근무를 하는 것으로 추정하고 있습니다.

이 글에서는 재택근무를 시행하려고 하거나 시행하고 있는 기업들이 삼성SDS에 가장 많이 문의한 내용에 대해서 공유하고자 합니다.

우리 회사는 재택근무 솔루션을 언제 도입해야 할까요?

고객의 문의를 수렴하는 과정에서 확인해 본 바로는, 재택근무 솔루션의 도입 당위성보다 오히려 도입 시점을 고민하는 회사들이 예상보다 많았습니다. 재택근무를 하기 전에 도입할 것인가, 어느 정도 진행하다가 도입할 것인가? 결론부터 말씀을 드리자면, 본격적으로 재택근무를 시행하기에 앞서 미리 도입할 것을 제안합니다. 대부분의 협업 솔루션은 원격 커뮤니케이션이 주목적이고 클라우드 서비스로 제공하기 때문에, 짧은 기간 동안 빠른 검토가 가능하고 곧바로 사용할 수 있습니다.

[그림 1] 재택근무자가 일하는 장면

재택근무를 진행하다가 협업 솔루션을 도입한 회사들의 사례를 말씀해 드리겠습니다. 비교적 비용에 민감한 회사일수록 재택근무를 제도적으로 먼저 시행하는 것 같습니다. 이들 회사는 비용에 대한 부담을 갖고 있으면서 필요한 솔루션의 요구사항을 명확하게 규정하지 못한 경우가 많았습니다. 업무를 위한 커뮤니케이션 수단으로서 카*, 라*, 텔* 등 개인 메신저와 이메일을 주로 활용하는 것으로 보입니다. 이 정도로도 재택근무를 지원하는 데 전혀 문제가 없을 것으로 생각합니다. 초기에는 대부분 별문제 없이 사용하는 것 같지만, 시간이 지날수록 임직원들의 만족도는 떨어집니다. 이메일의 경우, 회사에서처럼 항상 접속되어 있는 상황이 아니다 보니 즉각적으로 볼 수 없습니다. 그렇다 보니 긴급하게 처리해야 하는 안건을 놓치기 쉽습니다. 사실 이메일은 실시간 협업 솔루션에 비해 즉시성이 낮기 때문에 재택근무에서 주요 커뮤니케이션 수단으로 활용하기는 어렵습니다. 이러한 상황에서는 개인 메신저가 주요 커뮤니케이션 수단이 됩니다. 하지만, 개인적인 커뮤니케이션과 업무적인 커뮤니케이션을 하나의 채널로 진행하다 보면 업무시간 이후에도 개인 메신저를 통해서 업무적인 대화를 할 수밖에 없는 상황이 발생합니다. 이러한 이유로 재택근무가 제대로 정착되지 않고 부가적으로 협업 솔루션을 검토해야 하는 이중부담을 갖는 회사가 많았습니다.

협업 솔루션에서는 기능 이외에도 편의성, 생산성, 보안성 등을 고려할 필요가 있습니다. 벤더들은 도움말 없이도 바로 사용할 수 있도록 협업 솔루션의 UI/UX를 지속해서 개선하고 사용자의 편의성을 주요 강점으로 부각합니다. 협업 솔루션은 용도에 따라 미팅 기능이 중심이 되거나 채팅 기능이 중심이 됩니다. 다시 말하면, 영상 회의를 하면서 채팅을 하느냐, 채팅을 하다가 영상 대화를 하느냐로 접근할 수 있는데, 도입할 때 업무수행 방식에 따라 선택할 수 있는 옵션입니다. 별것이 아닌 것처럼 보이지만, 사실 조직의 업무 생산성에 직접 영향을 줄 수도 있습니다. 재택근무에서 중요한 고려사항 중 또 하나는 정보보호입니다. 재택근무 상황에서는 회사 내 정보나 문서들이 외부로 유출될 가능성이 높습니다. 협업 솔루션의 경우 대화뿐만 아니라 문서를 주고받을 수 있는 특징 때문에, 재택근무자와 주고받는 대화와 문서를 보호할 수 있어야 합니다.

우리 회사는 재택근무 준비가 전혀 안 되어 있는데 할 수 있을까요?

원격근무를 정착하기까지는 수주에서 수개월이 걸립니다. 회사에서 재택근무를 시행하기로 결정해도 일시에 전사적으로 추진하는 곳은 거의 없을 것입니다. 대개는 회사의 전략과 업무 방식에 따라 요일근무제 형태로 직원들이 돌아가면서 재택근무를 하거나 고객/파트너 대면업무가 많은 직무를 중심으로 재택근무를 시작할 것입니다. 그렇다면 재택근무를 어떻게 시작하면 될까요? 클라우드 서비스로 제공하는 협업 솔루션의 특징을 최대한 활용해 보면서 단계적으로 접근할 것을 권장합니다.

[그림 2] 회사에서 일하는 장면

① 커뮤니케이션 계획을 수립합니다

재택근무에서 가장 중요한 것은 커뮤니케이션입니다. 재택근무자와 어떻게 커뮤니케이션할 지에 대해서 최소한의 아웃라인을 확보해야 실제적으로 회사에서 필요로 하는 협업 솔루션의 방향을 어느 정도 강구할 수 있습니다. 아래는 계획을 수립할 때 참조할 수 있는 기준입니다.

◐ 커뮤니케이션 방식: 이메일, 전화통화, 메시지, 채팅, 화상회의, 음성회의 등
◐ 커뮤니케이션 대상: 회사 내 부서, 고객, 파트너 등
◐ 커뮤니케이션 규모: 1:1, 1:M (10인, 50인, 100인 등)
◐ 커뮤니케이션 주기: 수시, 정기 (Daily, Weekly 등)

② 특정부서에 시범 도입합니다

많은 벤더들이 협업 솔루션에 대해 일정 기간 동안 체험이나 부분적 사용을 허락합니다. 이를 적극적으로 활용해 볼 것을 제안합니다. 즉, 신속하게 도입할 수도 있지만, 신속하게 전환할 수도 있습니다. 그렇기 때문에 솔루션을 전사적으로 도입하기보다는 소규모 조직에 우선적으로 시범 적용하여 도입 타당성과 확대 가능성을 검토하는 게 좋습니다. 회사의 조직을 부서, 업무, 직무 등 접근이 용이한 기준을 가지고 간단한 수준의 코호트 분석을 하면, 시범 적용이 가능한 부서를 좀더 쉽게 구성할 수 있습니다.

'1-1-1' 가이드를 통해 퀵스타트를 시도해 볼 수도 있습니다. 앞서 수립한 커뮤니케이션 계획에 적절한 1개의 솔루션을 선택하고, 시범 도입을 잘 수행할만한 1개의 부서를 선정하고 (부서 내 2~3명 선발), 1주일 간 실제 재택근무를 하면서 솔루션을 체험합니다.

③ 회사 전체로 도입을 확대합니다

시범 부서와 유사한 조직이나 직무를 가진 부서를 대상으로 적용하고 점차적으로 전사적 관점에서 확대합니다.

재택근무를 하는데 전문 솔루션이 왜 필요한가요?

최근 급격하게 변하는 환경에 맞춰 근무환경 또한 변화해야 하는 시기가 도래했습니다. 많은 회사가 그 재택근무의 첫걸음으로 협업 전문 솔루션을 도입하고 있습니다. 대부분의 기존 회사들이 사용하고 있는 그룹웨어의 경우, 재택근무를 고려하고 만든 시스템이 아니다 보니 기능, UI/UX, 보안정책 등의 문제가 있습니다. 재택근무 동안 업무를 보다 효율적이고 편리하게 하고 생산성을 높이기 위해서 협업 솔루션 도입은 이제 선택이 아닌 필수가 되어가고 있습니다.

[그림 3] 전문 솔루션을 통해 웹과 모바일 간 통합된 재택근무 환경

우선 전문 솔루션의 경우, 원격 협업에 초점이 맞춰진 기능들이 많습니다. 삼성SDS Brity Works를 예로 들면, 협업용 그룹 메신저, 자료 공유가 가능한 영상 대화, API 기반 연계 기능 등의 기능이 있습니다. 또한 전문 솔루션을 도입할 경우 원격 회의 등의 기능으로 업무 공간에 대한 비용과 이동 시간을 절감할 수 있습니다. 재택근무 중 가장 큰 문제가 되는 직원 간의 커뮤니케이션도 전문 솔루션을 이용하면 쉽고 빠르게 원활한 소통을 할 수 있습니다.

이와 같은 전문 솔루션을 사용하여 재택근무를 준비한다고 하더라도 원활한 재택근무를 위해서는 몇 가지 지켜야 할 사항이 있습니다. 우선, 일상생활 공간과 분리된 업무 공간과 인터넷이 가능한 PC가 준비되어 있어야 합니다. 공간 분리를 하지 않으면 업무 몰입이 어렵고 가족 또한 업무 중이라는 인식을 하지 못해 개인적인 요청을 하게 되어 업무 효율이 떨어지는 현상이 발생합니다. 오랜 시간 성공적으로 재택근무를 해 왔던 사람들은 공통으로 집에서도 옷까지 일상복이 아닌 비즈니스 룩을 착용하고 근무한다고 합니다. 또한 업무와 개인 생활 분리를 위해 근무시간을 정해놓는 것이 좋습니다. 만약 근무시간을 명확히 정해놓지 않으면 자칫 온종일 일하게 되는 경우가 생길 수 있습니다.

고객 대면업무가 많은 직원에겐 어떠한 재택근무 방식을 권하나요?

현재 다양한 업종의 회사, 다양한 직무의 고객들이 Brity Works를 사용하고 있습니다. 그중에서도 영업/마케팅 직무의 경우, 고객 대면 업무가 많고 외부에 있는 시간도 많다 보니 최근 재택근무가 적극적으로 시행되었을 때 가장 곤란함을 느꼈습니다. 하지만, 지금은 Brity Works 도입 후 가장 많은 도움을 받는 직무라고 입 모아 말합니다.

협업 솔루션의 대표적인 장점은 바로 이동 시간 절감과 빠르고 원활한 커뮤니케이션이 가능하다는 점입니다. 이동이 잦고 이해관계자가 많은 영업/마케팅 직무의 경우, 모바일로 모든 커뮤니케이션이 가능하다는 것을 최고의 장점으로 꼽습니다. 그중 별다른 장비 없이 모바일로 화면과 자료 공유가 가능한 고품질의 영상 회의를 할 수 있는 것은 고객 대면 업무가 많은 직원에게 Brity Works를 추천하는 이유입니다.

[그림 4] 재택 영업담당자가 영상 대화를 하는 장면

또한 영업담당자들이 가장 좋아하는 Brity Works 기능 중 하나는 '회의 녹화' 기능입니다. 외부에서 회의하다 보면 가끔 놓치는 부분이 생기기 마련인데 이런 부분은 녹화본을 확인하여 다시 한번 체크한다고 합니다. 고객과의 신뢰가 중요한 영업담당자에게는 매우 도움이 되는 기능입니다. 회의 녹화가 가능해진 후 참석자들도 더욱 책임감을 느끼고 회의에 임하게 되는 것 같아 업무가 훨씬 수월해졌다고 말합니다.

팬데믹으로 인해 수많은 국내외 기업이 다양한 방식으로 재택근무를 도입했습니다. 하지만, 재택근무는 임시적인 도입이 아니라, 팬데믹 이후에도 재택근무를 추진하는 기업은 더 많아질 전망입니다. Buffer의 2019년 설문조사에 의하면, 직장인 설문자의 99%가 '원격근무를 원한다'고 응답했기 때문입니다.

[그림 5] 원격근무를 희망하는 응답자 비율 (Buffer, 2019)

위와 같은 리서치들은 기업의 원격근무 도입에 직간접적으로 영향을 줄 것으로 보입니다. 기업의 규모와 관계없이, 향후 수년 내에 원격근무를 본격적으로 시행하려는 기업이라면, 이제는 일하는 방식, 인사 제도, 보안, 원격 커뮤니케이션, 솔루션 등 원격근무에 영향을 줄 수 있는 사항들에 대해서 고민해 볼 시점입니다.

References
[1] https://www.markinblog.com/remote-work-statistics/?gclid=Cj0KCQjw4dr0BRCxARIsAKUNjWTq_Qe1DXVdDl2PGLbjNF1um8_6W2_BGEou1CLTjuBcBsoeyLq5ksoaAim2EALw_wcB
[2] https://workingsolutions.com/how-to-implement-a-remote-work-solution-for-your-company/
[3] https://buffer.com/state-of-remote-work-2019



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